Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), l’Associazione VivaVoce APS informa soci, partecipanti ai corsi e, per i minori, chi esercita la responsabilità genitoriale, sulle modalità di trattamento dei dati personali.
Titolare del trattamento
Associazione VivaVoce APS, C.F. 93096450502, via G. Mazzini 112, 56125 Pisa. Email: info@wvoce.it; PEC: wvoce@pec.it.
Dati trattati
- Dati anagrafici e di contatto del socio o del partecipante e, per i minori, del genitore o tutore: nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, residenza, email, telefono.
- Dati amministrativi: quote versate e ricevute di pagamento caricate nei moduli.
- Scelte e consensi espressi nei moduli: corso scelto, presa visione di statuto e regolamento, consensi alle comunicazioni e alle immagini, note libere.
- Dati relativi alla salute e a esigenze particolari (condizioni di salute, allergie, limitazioni fisiche, esigenze educative), comunicati per svolgere le attività in sicurezza.
- Dati delle persone delegate al ritiro dei minori: nome, cognome e recapito, forniti dal genitore o tutore.
- Dati sulla condotta durante le attività: richiami, provvedimenti disciplinari, segnalazioni e registrazioni degli infortuni, previsti dal Regolamento soci e codice di comportamento.
- Immagini e video delle attività, previo consenso.
Finalità e base giuridica
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| a) Gestione del rapporto associativo: ammissione, libro dei soci, convocazioni, procedure amministrative, copertura assicurativa | Esecuzione del rapporto associativo (art. 6.1.b) e obblighi di legge, compreso il Codice del Terzo settore (art. 6.1.c) |
| b) Adempimenti fiscali, contabili e assicurativi | Obblighi di legge (art. 6.1.c) |
| c) Iscrizione, organizzazione e svolgimento di corsi e laboratori, compresa la verifica del tesseramento | Esecuzione dell’iscrizione al corso (art. 6.1.b) |
| d) Tutela della sicurezza dei partecipanti: dati sulla salute ed esigenze particolari, gestione degli infortuni, consegna e ritiro dei minori | Consenso esplicito per i dati sulla salute (art. 9.2.a); attività legittime dell’associazione verso i propri soci (art. 9.2.d); per gli infortuni, obblighi assicurativi (art. 6.1.c) |
| e) Applicazione del codice di comportamento: richiami, provvedimenti, segnalazioni | Esecuzione del rapporto associativo (art. 6.1.b) e legittimo interesse dell’associazione a tutelare l’incolumità dei partecipanti e a difendersi in caso di contestazioni (art. 6.1.f) |
| f) Comunicazioni sulle attività e iniziative dell’associazione (email, newsletter, messaggi) | Consenso (art. 6.1.a) |
| g) Pubblicazione di immagini e video sul sito, sui social dell’associazione (Facebook, Instagram, YouTube) e su materiale promozionale | Consenso (art. 6.1.a), dato dal genitore o tutore per i minori |
Verifica automatica dei requisiti
Al momento dell’iscrizione il sito confronta il codice fiscale inserito con l’elenco dei soci dell’anno sociale in corso, per due scopi: riservare l’iscrizione ai corsi ai soci tesserati e impedire una doppia iscrizione a socio nello stesso anno. Se il controllo dà esito negativo, il modulo lo segnala e indica come completare il tesseramento. Il controllo riguarda solo il requisito previsto dal regolamento, senza profilazione né valutazioni personali. Chi ritiene di avere ricevuto un esito errato può scrivere a info@wvoce.it per una verifica da parte della segreteria.
Recupero dei dati dell’ultima iscrizione
Chi si è già iscritto negli anni precedenti può chiedere, dal modulo di iscrizione a socio, di recuperare i dati dell’ultima iscrizione. Il sito cerca il codice fiscale tra le iscrizioni degli ultimi tre anni sociali e, se lo trova, invia all’indirizzo email indicato in quell’iscrizione un link personale, valido 24 ore, che apre il modulo già compilato con i dati anagrafici, di residenza e di contatto; ricevuta, accettazioni e consensi vanno rinnovati ogni volta. A video il sito non indica se il codice fiscale è presente in archivio: la risposta arriva solo alla casella email dell’interessato. La base giuridica è la richiesta dell’interessato nell’ambito del rapporto associativo (art. 6.1.b); i dati non sono usati per altri scopi.
Modalità del trattamento
Il trattamento avviene nel rispetto del GDPR e del D.Lgs. 196/2003, secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione, in forma cartacea e informatica, a opera di persone autorizzate e con misure adeguate a garantire sicurezza e riservatezza. I dati sulla salute e quelli sulla condotta sono accessibili ai soli docenti e membri del Consiglio direttivo che ne hanno bisogno.
Strumenti informatici: il sito e i fogli Google
I dati inseriti nei moduli di iscrizione a socio e ai corsi sono conservati sul sito dell’associazione e copiati in automatico, tramite collegamento cifrato, in due registri tenuti su Google Sheets: l’albo dei soci e il registro delle iscrizioni ai corsi. I registri sono condivisi solo con gli account nominativi dei membri del Consiglio direttivo e della segreteria incaricati.
Conferimento dei dati
I dati richiesti per le finalità a), b) e c) sono necessari: senza di essi l’associazione è impossibilitata a perfezionare il tesseramento o l’iscrizione. I dati sulla salute e sulle esigenze particolari (finalità d) sono facoltativi, ma senza di essi l’associazione può predisporre misure di sicurezza adeguate solo in parte. Il consenso per le finalità f) e g) è facoltativo e revocabile in qualsiasi momento, senza effetti sulla partecipazione alle attività.
Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati a:
- enti pubblici e soggetti cui la comunicazione è dovuta per legge;
- la compagnia assicurativa, in caso di infortunio;
- docenti e formatori incaricati dei corsi;
- fornitori che trattano dati per conto dell’associazione, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, tra cui il fornitore di hosting del sito e Google Ireland Ltd. (Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda) per i servizi Google Workspace / Google Sheets, e Mailjet SAS (Francia) per l’invio delle email del sito.
I dati sulla salute e sulla condotta restano esclusi dalla diffusione.
Trasferimento fuori dall’Unione europea
Google può trattare i dati anche in paesi esterni all’Unione europea, in particolare negli Stati Uniti. Il trasferimento avviene nel quadro dell’EU-US Data Privacy Framework, a cui Google aderisce, e delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.
Periodo di conservazione
- Dati del libro dei soci: per la durata del rapporto associativo e, dopo, per il tempo previsto dagli obblighi di tenuta dei libri sociali.
- Iscrizioni ai corsi: per la durata del corso e dell’anno sociale di riferimento.
- Ricevute e dati contabili: dieci anni, come previsto dalla normativa fiscale.
- Dati sulla salute ed esigenze particolari: fino al termine dell’anno sociale, poi cancellati.
- Richiami, provvedimenti, segnalazioni e registrazioni degli infortuni: per il tempo necessario a gestire eventuali contestazioni o richieste di risarcimento, fino alla prescrizione dei relativi diritti.
- Immagini e video: fino alla revoca del consenso.
Diritti dell’interessato
Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR l’interessato può chiedere l’accesso ai propri dati, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità, opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse e revocare i consensi prestati, senza effetti sulla liceità del trattamento precedente. Le richieste vanno inviate a info@wvoce.it. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Versione aggiornata al 18/10/2026.